Quanti di voi hanno pronunciato, almeno una volta nella vita, la frase: “vorrei una giornata di 48 ore per poter fare tutto quello che dovrei!”? Se state pensando “almeno una volta al giorno” vi do una buona notizia: non preoccupatevi, siete in ottima compagnia.

Questa infatti è una delle principali idee distorte dell’uomo del ventunesimo secolo, il  dover trovare sempre più tempo per fare sempre più cose.

Vi dirò di più, questo fenomeno è talmente comune che a tal proposito è stata formulata anche una legge sociale, che stabilisce che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile, inoltre più è il tempo a disposizione e più il lavoro sembra impegnativo.

Ed ecco la cattiva notizia: non è chiedendo più ore al giorno che risolverete i vostri problemi.

Più tempo avrete più ne sprecherete in attività inutili o dispersive, darete modo alle distrazioni di interrompervi, sarete meno concentrati e  a rischio errori.

La soluzione?

Diminuire il tempo dedicato ad ogni occupazione e aumentare la produttività.

Di seguito dieci consigli pratici e quotidiani per lavorare meno ore e ottenere risultati ottimali!

1. Alzati molto presto al mattino: le ore del mattino sono le più produttive. Alzarsi presto, oltre che evitare di fare la doccia mentre ci si lava i denti per poi affrontare le corse nel traffico per non arrivare in ritardo, dà la possibilità di avere tempo per dedicarsi al punto 2!

2. Pianifica e crea una routine: per smettere di passare le prime ore di lavoro guardando perplessi la scrivania chiedendosi da dove cominciare, è indispensabile pianificare la giornata/la settimana lavorativa. L’ideale sarebbe creare anche una sorta di routine da rispettare, per dare ordine alle proprie idee e alle proprie giornate.

3. Fai una “to do list” e una “stop doing list”: è ormai noto che fare una “to do list” ci aiuta a liberare la mente da nozioni che occupano spazio inutilmente. Fatela, ne trarrete giovamento. Aggiungete però una “stop doing list” ovvero una lista delle cose che scegliete di non fare più: eliminare le attività inutili è fondamentale per recuperare tempo perso!

4. Smetti di procrastinare: mentre fate la lista delle cose da fare ricordatevi di mettere le attività importanti che continuate a rimandare. Non barate, ne avete sicuramente qualcuna. Rimandare un’attività che ci risulta fastidiosa ma che è importante per il nostro lavoro crea un circolo vizioso: più rimandiamo l’attività più ci sembra fastidiosa più la rimandiamo … e così via!

5. Inizia la giornata con qualcosa di difficile : sempre più impegnativo, lo so. Iniziare però la giornata risolvendo quella rogna che gira sulla tua scrivania da settimane ti darà energia e un grande senso di controllo sul tuo lavoro.

6. Fai ordine: il disordine crea stress, per due motivi: visivamente dà una sensazione di confusione e disorganizzazione molto spiacevole, a livello organizzativo fa perdere tantissimo tempo ad esempio per la ricerca di documenti, oggetti eccetera.

7. Dì addio al multitasking: fine del falso mito del fare più cose contemporaneamente per rendere di più. Per molto tempo è stato un vanto, soprattutto femminile, ora invece diverse ricerche dimostrano che oltre a distrarre abbassa il quoziente intellettivo. Focalizzatevi su una cosa e fatela bene al primo colpo. Risparmierete tempo, energie e sarete più soddisfatti del vostro lavoro.

8. Compra un timer e datti poco tempo. Avere poco tempo per compiere un’attività ci spinge ad essere più concentrati e a trovare un modo più veloce ed efficace per fare tutto. Stabilisci un tempo per tutte le tue attività e rispettalo, lavora a blocchi (ad esempio un’ora) e poi fai una pausa (ad esempio dieci minuti), se vedi che il timer scatta sempre troppo presto è il caso di tornare al punto 2 e rivedere la tua pianificazione!

9. Elimina le fonti di distrazione: mail, sms, telefonate, social network, chiacchiere con il vicino di scrivania. Quanto tempo ma soprattutto quanta concentrazione perdiamo ogni volta che veniamo interrotti o ci interrompiamo per una delle suddette? Meglio non calcolarlo e decidere subito di dedicare a queste attività un tempo ben definito e limitato!

10. Fai! Ora che hai deciso cosa fare, che lo hai programmato, che ti sei dato un tempo … non ti resta altro che agire!

Buon lavoro!